○名古屋港管理組合議会事務局行政文書管理規程
令和四年四月一日
訓令第一号
名古屋港管理組合議会事務局行政文書管理規程(平成二十一年訓令第一号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この規程は、名古屋港管理組合議会事務局(以下「議会事務局」という。)における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るとともに、名古屋港管理組合情報公開条例(平成十二年名古屋港管理組合条例第七号)の適正かつ円滑な運用に資するための行政文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(行政文書の種類)
第二条 行政文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
一 規則 法令に基づいて制定するものをいう。
二 訓令 議長が議会事務局又は議会事務局の職員(以下「職員」という。)に対して職務運営上の基本的な事項を命令するもので、公表の必要のあるものをいう。
三 訓 議長が議会事務局又は職員に対して職務運営上の基本的な事項を命令するもので、公表の必要のないものをいう。
四 告示 法令等の規定に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
五 公告 告示以外のもので、一定の事項を一般に公示するものをいう。
六 通達 議長が議会事務局又は職員に対して職務運営上の方針、細目等を指示するものをいう。
七 一般文書
イ 照会、依頼、回答、通知、報告、進達、申請その他これらに類するものに係る行政文書
ロ 契約書、争訟関係文書、議案書、議事録、請願書、陳情書、要望書、証明書その他これらに類する行政文書
八 その他 復命書、事務引継書その他前各号に該当しない行政文書
(議会事務局長の職務)
第三条 議会事務局長は、議会事務局における行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。
(議事課長の職務)
第四条 議事課長は、議会事務局における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務を処理する者に必要な指導及び助言をするものとする。
2 議事課長は、議事課における文書事務を統括する。
(行政文書主任)
第五条 議事課に行政文書主任を置く。
2 行政文書主任は、議事課庶務係長をもって充てる。
3 行政文書主任は、次条に定める行政文書取扱担当者を指揮監督し、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、議事課の文書事務の適正な管理及び運営に努めるものとする。
(行政文書取扱担当者)
第六条 議事課に行政文書取扱担当者を置く。
2 行政文書取扱担当者は、議事課庶務係の職員のうちから議事課長が指名する。
3 行政文書取扱担当者は、行政文書主任の指示を受け、行政文書の適正な管理及び運営に関する文書事務を行う。
(行政文書の保存期間等)
第七条 行政文書の保存期間は、次に掲げる六種類とし、その保存区分基準は、別記のとおりとする。
永年保存
十年保存
五年保存
三年保存
一年保存
一年未満保存
(準用)
第八条 この規程に定めるもののほか、行政文書の管理については、管理者の事務部局の例による。
附則
この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
別記 行政文書の保存区分基準
永年
一 会議録原本並びに会議録及び決議録
二 委員会記録
三 例規文書原議
四 議員名簿
五 議員身分に関する行政文書
六 職員の任命、服務及び賞罰に関する特に重要なもの
七 各種台帳又はこれに類するもので特に重要なもの
八 その他永年保存を必要とするもの
十年
一 意見書及び決議に関する行政文書
二 議案(議員提出議案)
三 請願書及び陳情に関する行政文書
四 その他十年保存を必要とするもの
五年
一 予算、決算及び収支に関する行政文書
二 給与に関する行政文書
三 会議結果に関する行政文書
四 監査結果報告書
五 その他五年保存を必要とするもの
三年
一 諸会議に関する行政文書
二 その他三年保存を必要とするもの
一年
永年、十年、五年及び三年保存以外の行政文書(資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。)
一年未満
資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの