○名古屋港管理組合監査委員事務局行政文書管理規程
令和四年四月一日
監査委員告示第一号
名古屋港管理組合監査委員事務局行政文書管理規程(平成二十六年名古屋港管理組合監査委員告示第一号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この規程は、名古屋港管理組合監査委員事務局(以下「監査委員事務局」という。)における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るとともに、名古屋港管理組合情報公開条例(平成十二年名古屋港管理組合条例第七号)の適正かつ円滑な運用に資するための行政文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(行政文書の種類)
第二条 行政文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
一 告示 法令の規定又は監査委員の職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
二 公告 告示以外のもので、一定の事項を一般に公示するものをいう。
三 通達 監査委員が監査委員事務局又は監査委員事務局の職員に対して職務運営上の方針、細目等を指示するものをいう。
四 一般文書
イ 照会、依頼、回答、通知、報告、進達、申請その他これらに類するものに係る行政文書
ロ 契約書、争訟関係文書、議事録、要望書、陳情書、証明書その他これらに類する行政文書
五 その他 復命書、事務引継書その他前各号に該当しない行政文書
(監査委員事務局長の職務)
第三条 監査委員事務局長は、監査委員事務局における行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。
(監査課長の職務)
第四条 監査課長は、監査委員事務局における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務を処理する者に必要な指導及び助言をするものとする。
2 監査課長は、監査課における文書事務を統括する。
(行政文書主任)
第五条 監査課に行政文書主任を置く。
2 行政文書主任は、監査課主査(庶務を担当する者に限る。)をもって充てる。
3 行政文書主任は、次条に定める行政文書取扱担当者を指揮監督し、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、監査課の文書事務の適正な管理及び運営に努めるものとする。
(行政文書取扱担当者)
第六条 監査課に行政文書取扱担当者を置く。
2 行政文書取扱担当者は、監査課の職員のうちから監査課長が指名する。
3 行政文書取扱担当者は、行政文書主任の指示を受け、行政文書の適正な管理及び運営に関する文書事務を行う。
(行政文書の保存期間等)
第七条 行政文書の保存期間は、次に掲げる六種類とし、その保存区分基準は、別記のとおりとする。
永年保存
十年保存
五年保存
三年保存
一年保存
一年未満保存
(準用)
第八条 この規程に定めるもののほか、行政文書の管理については、管理者の事務部局の例による。
附則
この規程は、令和四年四月一日から施行する。
別記 行政文書の保存区分基準
永年
一 通達等の法規又は命令に関する特に重要なもの
二 監査委員履歴
三 監査結果に関する特に重要なもの
四 予算、決算及び収支に関する特に重要なもの
五 各種台帳又はこれに類するもので特に重要なもの
六 職員の任命、服務及び賞罰に関する特に重要なもの
七 その他永年保存を必要とするもの
十年
一 許可、認可、申請、協議及び契約に関する重要なもの
二 その他十年保存を必要とするもの
五年
一 許可、認可、申請、協議及び契約に関する比較的重要なもの
二 金銭出納に関するもの
三 その他五年保存を必要とするもの
三年
一 報告、届出及び調査資料に関するもの
二 その他三年保存を必要とするもの
一年
永年、十年、五年及び三年保存以外の行政文書(資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。)
一年未満
資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの