名古屋港管理組合議会の保有する個人情報の保護に関する条例施行規程

○名古屋港管理組合議会の保有する個人情報の保護に関する条例施行規程

令和五年三月三十一日

議会告示第一号

(趣旨)

第一条　この規程は、名古屋港管理組合議会の保有する個人情報の保護に関する条例(令和五年名古屋港管理組合条例第一号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

(個人識別符号)

第二条　条例第二条第二項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。

一　次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号

イ　細胞から採取されたデオキシリボ核酸(別名DNA)を構成する塩基の配列

ロ　顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌

ハ　虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様

ニ　発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化

ホ　歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様

へ　手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状

ト　指紋又は掌紋

二　健康保険法(大正十一年法律第七十号)第三条第十一項に規定する保険者番号及び同条第十二項に規定する被保険者等記号・番号

三　船員保険法(昭和十四年法律第七十三号)第二条第十項に規定する保険者番号及び同条第十一項に規定する被保険者等記号・番号

四　旅券法(昭和二十六年法律第二百六十七号)第六条第一項第一号の旅券の番号

五　出入国管理及び難民認定法(昭和二十六年政令第三百十九号)第二条第五号に規定する旅券(日本国政府の発行したものを除く。)の番号及び同法第十九条の四第一項第五号の在留カードの番号

六　私立学校教職員共済法(昭和二十八年法律第二百四十五号)第四十五条第一項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号

七　国家公務員共済組合法(昭和三十三年法律第百二十八号)第百十二条の二第一項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

八　国民健康保険法(昭和三十三年法律第百九十二号)第百十一条の二第一項に規定する保険者番号及び被保険者記号・番号

九　国民年金法(昭和三十四年法律第百四十一号)第十四条に規定する基礎年金番号

十　道路交通法(昭和三十五年法律第百五号)第九十三条第一項第一号の免許証の番号

十一　地方公務員等共済組合法(昭和三十七年法律第百五十二号)第百四十四条の二十四の二第一項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号

十二　住民基本台帳法(昭和四十二年法律第八十一号)第七条第十三号に規定する住民票コード

十三　雇用保険法施行規則(昭和五十年労働省令第三号)第十条第一項の雇用保険被保険者証の被保険者番号

十四　高齢者の医療の確保に関する法律(昭和五十七年法律第八十号)第百六十一条の二第一項に規定する保険者番号及び被保険者番号

十五　日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成三年法律第七十一号)第八条第一項第三号の特別永住者証明書の番号

十六　介護保険法(平成九年法律第百二十三号)第十二条第三項の被保険者証の番号及び保険者番号

十七　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)第二条第五項に規定する個人番号

(要配慮個人情報)

第三条　条例第二条第三項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等(本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。)とする。

一　次に掲げる心身の機能の障害があること。

イ　身体障害者福祉法(昭和二十四年法律第二百八十三号)別表に掲げる身体上の障害

ロ　知的障害者福祉法(昭和三十五年法律第三十七号)にいう知的障害

ハ　精神保健及び精神障害者福祉に関する法律(昭和二十五年法律第百二十三号)にいう精神障害(発達障害者支援法(平成十六年法律第百六十七号)第二条第一項に規定する発達障害を含み、ロに掲げるものを除く。)

ニ　治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律(平成十七年法律第百二十三号)第四条第一項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の主務大臣が定める程度であるもの

二　本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者(次号において「医師等」という。)により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査(同号において「健康診断等」という。)の結果

三　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。

四　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。

五　本人を少年法(昭和二十三年法律第百六十八号)第三条第一項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

(個人の権利利益を害するおそれが大きいもの)

第四条　条例第十一条の個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして議長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当するものとする。

一　要配慮個人情報が含まれる保有個人情報(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。)の漏えい、滅失若しくは毀損(以下この条において「漏えい等」という。)が発生し、又は発生したおそれがある事態

二　不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

三　不正の目的をもって行われたおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

四　保有個人情報に係る本人の数が百人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

2　議長は、条例第十一条本文の規定による通知をする場合には、前項各号に掲げる事態を知った後、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、次に掲げる事項を通知しなければならない。

一　概要

二　漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報の項目

三　原因

四　二次被害又はそのおそれの有無及びその内容

五　その他参考となる事項

(口頭により閲覧の求めをすることができる保有個人情報)

第五条　議長は、条例第十三条第一項の規定により口頭により閲覧の求めをすることができる保有個人情報を定めたときは、当該保有個人情報の項目並びに口頭により閲覧の求めをすることができる期間及び場所を名古屋港管理組合公報に登載するものとする。

(口頭による保有個人情報の閲覧の求めにおける本人の証明に必要な書類)

第六条　条例第十三条第二項の規定により提示し、又は提出しなければならない書類は、次の各号に掲げる書類のいずれかとする。

一　閲覧の求めをする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第二条第七項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第十九条の三に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第七条第一項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該閲覧の求めをする者が本人であることを確認するに足りるもの

二　前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該閲覧の求めをする者が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類

(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国)

第七条　条例第十五条第一項の規定による個人情報の保護に関する制度を有している外国として議長が定めるものは、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成二十八年個人情報保護委員会規則第三号)第十五条第一項各号のいずれにも該当する外国として議長が定めるものとする。

2　議長は、前項の規定による外国を定める場合において、我が国における個人の権利利益を保護するために必要があると認めるときは、当該外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得ることなく提供できる個人データの範囲を制限することその他の必要な条件を付することができる。

3　議長は、第一項の規定による外国を定めた場合において、当該外国が個人情報の保護に関する法律施行規則第十五条第一項各号に該当していること又は当該外国について前項の規定により付された条件が満たされていることを確認するため必要があると認めるときは、当該外国における個人情報の保護に関する制度又は当該条件に係る対応の状況に関し必要な調査を行うものとする。

4　議長は、第一項の規定による外国を定めた場合において、前項の調査の結果その他の状況を踏まえ、当該外国が個人情報の保護に関する法律施行規則第十五条第一項各号に該当しなくなったと認めるとき又は当該外国について第二項の規定により付された条件が満たされなくなったと認めるときは、第一項の規定による定めを取り消すものとする。

(外国にある第三者への提供に係る同意取得時の情報提供)

第八条　条例第十五条第二項の規定により情報を提供する方法は、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法その他の適切な方法とする。

2　条例第十五条第二項の規定による情報の提供は、次に掲げる事項について行うものとする。

一　当該外国の名称

二　適切かつ合理的な方法により得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報

三　当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報

3　前項の規定にかかわらず、議長は、条例第十五条第一項の規定により本人の同意を得ようとする時点において、前項第一号に定める事項が特定できない場合には、同号及び同項第二号に定める事項に代えて、次に掲げる事項について情報提供しなければならない。

一　前項第一号に定める事項が特定できない旨及びその理由

二　前項第一号に定める事項に代わる本人に参考となるべき情報がある場合には、当該情報

4　第二項の規定にかかわらず、議長は、条例第十五条第一項の規定により本人の同意を得ようとする時点において、第二項第三号に定める事項について情報提供できない場合には、同号に定める事項に代えて、その旨及びその理由について情報提供しなければならない。

(外国にある第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置等)

第九条　条例第十五条第三項の規定による外国にある第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置は、次に掲げる措置とする。

一　当該第三者による相当措置の実施状況並びに当該相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその内容を、適切かつ合理的な方法により、定期的に確認すること。

二　当該第三者による相当措置の実施に支障が生じたときは、必要かつ適切な措置を講ずるとともに、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、保有個人情報の当該第三者への提供を停止すること。

2　条例第十五条第三項の規定により情報を提供する方法は、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法その他の適切な方法とする。

3　議長は、条例第十五条第三項の規定による求めを受けたときは、本人に対し、遅滞なく、次に掲げる事項について情報提供しなければならない。ただし、情報提供することにより議会が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある場合は、その全部又は一部を提供しないことができる。

一　当該第三者による条例第十五条第一項に規定する体制の整備の方法

二　当該第三者が実施する相当措置の概要

三　第一項第一号の規定による確認の頻度及び方法

四　当該外国の名称

五　当該第三者による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその概要

六　当該第三者による相当措置の実施に関する支障の有無及びその概要

七　前号の支障に関して第一項第二号の規定により議長が講ずる措置の概要

4　議長は、条例第十五条第三項の規定による求めに係る情報の全部又は一部について提供しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

5　議長は、前項の規定により、本人から求められた情報の全部又は一部について提供しない旨を通知する場合には、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

(電磁的方法)

第十条　条例第十七条第四項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。

一　電話番号を送受信のために用いて電磁的記録を相手方の使用に係る携帯して使用する通信端末機器に送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

二　電子メールを送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

三　前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和五十九年法律第八十六号)第二条第一号に規定する電気通信をいう。)を送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)

(匿名加工情報の安全管理措置の基準)

第十一条　条例第十八条第二項の議長が定める基準は、次のとおりとする。

一　匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。

二　匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。

三　匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第十二条　議長は、個人情報ファイル(条例第十九条第二項各号に掲げるもの及び同条第三項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第四項において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

2　個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

3　議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

4　議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第十九条第二項第一号ヘに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

5　議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを名古屋港管理組合本庁舎内の名古屋港情報センター(次条第一項第二号、第十五条及び第二十一条第一項第三号において単に「情報センター」という。)に備え置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

6　条例第十九条第一項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイル又は同項第二号に係る個人情報ファイルの別

二　条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイルについて、第九項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨

7　条例第十九条第二項第一号ヘの議長が定める数は、千人とする。

8　条例第十九条第二項第一号トの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。

一　次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与、報酬又は福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの(イに掲げる者の採用のための試験に関する個人情報ファイルを含む。)

イ　管理者、監査委員の職員又は職員であった者

ロ　条例第十九条第二項第一号イに規定する者又はイに掲げる者の被扶養者又は遺族

二　条例第十九条第二項第一号イに規定する者及び前号イ又はロに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与、報酬又は福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの

9　条例第十九条第二項第三号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第二条第五項第二号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第十九条第一項の規定による公表に係る条例第二条第五項第一号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。

10　個人情報ファイル簿は、様式第一によるものとする。

(開示請求書に記載することができる事項等)

第十三条　開示請求書には、開示請求に係る保有個人情報の開示の実施の方法(文書又は図画に記録されている保有個人情報については閲覧又は写しの交付の方法として議長が定める方法をいい、電磁的記録に記録されている保有個人情報については条例第三十条第一項の規定により議長が定める方法をいう。以下同じ。)について、次に掲げる事項を記載することができる。

一　求める開示の実施の方法

二　情報センターにおける開示(保有個人情報が記録されている行政文書の写しの送付の方法(次号、第十五条第一項第三号及び第二十一条第一項第四号において単に「写しの送付の方法」という。)以外の方法による保有個人情報の開示をいう。以下同じ。)の実施を求める場合にあっては、情報センターにおける開示の実施を希望する日

三　写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨

2　開示請求書は、様式第二によるものとする。

(開示請求等における本人確認手続等)

第十四条　開示請求等をする者は、議長に対し、次の各号に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。

一　開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書(次項において「開示請求書等」という。)に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者(以下この項及び次項において「開示請求者等」という。)の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第二条第七項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第十九条の三に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第七条第一項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの

二　前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類

2　開示請求書等を議長に送付して開示請求等をする場合には、開示請求者等は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。

一　前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

二　その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前三十日以内に作成されたもの

3　条例第二十条第二項、第三十三条第二項又は第四十条第三項の規定により代理人が開示請求等をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求等をする日前三十日以内に作成されたものに限る。)を議長に提示し、又は提出しなければならない。

4　開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。

5　前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。

(開示決定の際に通知すべき事項)

第十五条　条例第二十六条第一項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

一　開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法

二　情報センターにおける開示を実施することができる日、時間及び場所並びに情報センターにおける開示の実施を求める場合にあっては、条例第三十条第三項の規定による申出をする際に情報センターにおける開示を実施することができる日のうちから情報センターにおける開示の実施を希望する日を選択すべき旨

三　写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用