○名古屋港管理組合行政文書管理規程
令和四年四月一日
訓令第二号
名古屋港管理組合行政文書管理規程(平成二十一年訓令第五号)の全部を改正する。
目次
第一章 総則(第一条―第七条)
第二章 行政文書の管理体制(第八条―第十二条)
第三章 電磁的記録の受信等(第十三条―第十五条)
第四章 文書等の受領等(第十六条―第二十条)
第五章 起案、供覧等(第二十一条―第二十九条)
第六章 施行(第三十条―第四十一条)
第七章 整理、保管、保存及び廃棄(第四十二条―第五十五条)
第八章 雑則(第五十六条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この規程は、本組合における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るとともに、名古屋港管理組合情報公開条例(平成十二年名古屋港管理組合条例第七号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ円滑な運用に資するための行政文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
一 行政文書 情報公開条例第二条第二項に規定する行政文書をいう。
二 文書等 文書及び図画をいう。
三 文書管理システム 行政文書(保存期間が一年以上のものに限る。)の収受、起案、決裁、保存、検索、廃棄等を行うための情報システムをいう。
四 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
五 文書主管課 一の行政文書について当該行政文書を主管する課(名古屋港管理組合事務部局組織規則(平成八年名古屋港管理組合規則第十一号)第一条第一項に規定する組織を含む。)及び事務所(以下「課等」という。)をいう。
六 文書主管課長 文書主管課の長(企画調整室担当課長(調整担当)、企画調整室担当課長(企画担当)、企画調整室担当課長(計画担当)及び企画調整室担当課長(環境担当)を含む。)をいう。
七 完結文書 事案の処理が完結した行政文書をいう。
八 未完結文書 完結文書以外の行政文書をいう。
九 行政文書ファイル 名古屋港管理組合情報公開条例施行規則(平成十三年名古屋港管理組合規則第二号)第十四条第一項第十号に規定する行政文書ファイルをいう。
十 行政文書ファイル管理簿 行政文書ファイル及び行政文書(保存期間が1年未満のものを除く。)を管理するために作成された帳簿をいう。
(事務処理の原則)
第三条 事務処理は、次に掲げる場合を除き、文書(図画及び電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を作成して行うことを原則とする。ただし、第一号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。
一 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
二 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 文書の処理は、全て正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。
3 文書は、易しく分かりやすいよう作成しなければならない。
4 全ての文書は、上司の許可を得なければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。
(秘密文書及び個人情報を含む行政文書の取扱い)
第四条 職員(管理者の職務上の指揮監督権限に服する全ての職員をいう。以下同じ。)は、秘密を要する行政文書及び個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)第二条第一項に規定する個人情報をいう。)を含む行政文書については、細心の注意を払い、法令その他の規程に基づき適正に取り扱わなければならない。
(行政文書の種類)
第五条 行政文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
一 条例 地方自治法(昭和二十二年法律第六十七号)第十四条の規定により制定するものをいう。
二 規則 地方自治法第十五条の規定により制定するものをいう。
三 訓令 管理者が所属の機関又は職員に対して職務運営上の基本的な事項を命令するもので、公表の必要のあるものをいう。
四 訓 管理者が所属の機関又は職員に対して職務運営上の基本的な事項を命令するもので、公表の必要のないものをいう。
五 告示 法令の規定又は管理者の職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
六 公告 告示以外のもので、一定の事項を一般に公示するものをいう。
七 通達 管理者又は補助機関が、所属の機関又は職員に対して職務運営上の方針、細目等を指示するものをいう。
八 依命通達 管理者が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して発すべき通達をその補助機関が管理者の命を受けて、副管理者の名で発するものをいう。
九 一般文書
イ 指令(特定の個人又は団体の願い又は申請に対して許可、認可等するものをいう。)、達(特定の個人又は団体に対して指示又は命令するものをいう。)といった行政処分に係る行政文書
ロ 照会、依頼、回答、通知、報告、諮問、進達、副申、申請、勧告その他これらに類するものに係る行政文書
ハ 契約書、争訟関係文書、議案書、議事録、儀礼文書、要望書、陳情書、証明書その他これらに類する行政文書
十 その他 復命書、事務引継書その他前各号に該当しない行政文書
(行政文書の作成要領及び書式)
第六条 行政文書の作成要領は、別記一のとおりとし、その書式は、別記二のとおりとする。
一 条例、規則、訓令、訓、告示、通達及び依命通達は、それぞれの区分により令達番号簿(様式第一号)への記載の手続により付番すること。
二 一般文書は、文書管理システム(以下「システム」という。)により付番すること。ただし、名古屋港管理組合公印取扱規程(昭和三十六年訓令第二号)第十条第五項に規定する公印刷込用紙を用いる場合、同規程第十一条第一項に規定する電子印影を出力して作成された行政文書を用いる場合その他管理者が特に認めた場合は、この限りでない。
第二章 行政文書の管理体制
(総務部長の職務)
第八条 総務部長は、行政文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。
(総務課長の職務)
第九条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本組合における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書事務を処理する者に必要な指導及び助言をするものとする。
(文書主管課長の職務)
第十条 文書主管課長は、当該文書主管課における文書事務を統括する。
(行政文書主任)
第十一条 文書主管課に行政文書主任を置く。
2 行政文書主任は、文書主管課の庶務を担当する係長(担当係長及び主査を含む。)をもって充てる。ただし、総務部総務課(以下「総務課」という。)にあっては、総務課文書係長をもって充てる。
3 行政文書主任は、次条に定める行政文書取扱担当者を指揮監督し、行政文書の整理、保管及び保存の状況等を常に把握し、文書主管課の文書事務の適正な管理及び運営に努めるものとする。
(行政文書取扱担当者)
第十二条 文書主管課に行政文書取扱担当者を置く。
2 行政文書取扱担当者は、文書主管課の庶務を担当する係(総務課にあっては文書係、係を置かない文書主管課にあっては当該文書主管課)の職員のうちから文書主管課長が指名する。
3 行政文書取扱担当者は、行政文書主任の指示を受け、文書主管課における行政文書の適正な管理及び運営に関する文書事務を行う。
4 前項の規定にかかわらず、職員は、この規程に特別の定めがある場合を除き、業務に関する行政文書の収受、発送、保管、保存その他の文書事務を処理する。
第三章 電磁的記録の受信等
(電磁的記録の受信)
第十三条 通信回線を利用して本組合に到達した電磁的記録は、文書主管課において受信する。
(電磁的記録の送付)
第十四条 行政文書主任は、前条の規定により受信した電磁的記録が、その所管に属さないものであるときは、直ちに行政文書取扱担当者をして、当該電磁的記録を主管する課が明らかなものは直接当該文書主管課へ、明らかでないものは総務課へ送付しなければならない。
2 前項の規定により配布を受けた事務担当者は、必要事項をシステムに登録しなければならない。
3 事務担当者は、前項の規定によりシステムに登録された電磁的記録(以下「収受電子文書」という。)が他の文書主管課に関係のあるものであるときは、その旨を当該文書主管課の事務担当者に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。
第四章 文書等の受領等
(文書等の受領)
第十六条 本組合に到達した文書等(電磁的記録を記録した記録媒体を含む。以下この章において同じ。)は、総務課において受領する。
2 料金が未納又は不足である郵便物は、総務課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(文書等の配布)
第十七条 前条第一項の規定により受領した文書等は、次に掲げる手続により配布する。
一 文書等は開封しないで、文書主管課(二以上の文書主管課に関係のある文書等にあっては、当該文書等に最も関係の深い文書主管課。第三号において同じ。)に配布する。ただし、封皮の宛先のみで配布先が明らかでないときは、開封して配布する。
二 親展の文書等については、管理者又は副管理者宛てのものにあっては総務課長に、その他のものにあっては名宛人に開封しないで配布する。
三 電報又は書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物については、特殊郵便物等収配簿(様式第二号)に必要事項を記載の上、開封しないで文書主管課へ配布する。
第十八条 文書等は、原則として行政文書取扱担当者が配布を受けるものとする。ただし、電報又は書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物であり、かつ、受領すべき職員名が明示されている文書等については、明示された職員が受領することができる。
2 事務担当者は、前項の規定により配布された文書等(以下「収受文書」という。)の必要事項をシステムに登録しなければならない。
3 事務担当者は、収受文書が他の文書主管課に関係のあるものであるときは、その旨を当該文書主管課の事務担当者に連絡し、必要があるときは、その写しを配布するものとする。
4 行政文書主任は、収受文書が請願書、争訟書、債権譲渡通知書、差押通知書その他収受の日時が権利の得喪に関係のあるものであるときは、封皮に到達の年月日及び時刻を明記しなければならない。
第五章 起案、供覧等
(起案)
第二十一条 起案は、システムに入力することにより行わなければならない。
2 起案に当たっては、平易かつ簡明に関係法規、事実の調査、前例その他参考事項を記載し、関係書類を添付する等起案の根拠及び経過を明らかにしなければならない。
3 第一項の規定により起案した文書のうち重要な箇所を訂正したときは、その旨をシステムに登録しなければならない。
(起案の方法の例外)
第二十二条 前条第一項の規定にかかわらず、当該起案の決裁者が管理者、副管理者(専任副管理者を除く。)及び会計管理者の職にあるとき又は当該起案の内容が秘密を要するものであるときは、システムに入力することにより作成した別記一第二の起案用紙(以下「起案用紙」という。)により起案することができる。
3 前項の規定により起案する場合にあっては、当該余白に分類記号、保存期間、起案年月日等の必要事項を記載しなければならない。
5 第二項の規定により起案した事務担当者は、当該起案が保存期間一年以上の行政文書に係るものであるときは、決裁後(行政文書の施行を要するものにあっては、当該行政文書の施行後)、遅滞なく、必要事項をシステムに登録しなければならない。
(回議)
第二十四条 起案者は、関係職員にシステムにより回議した後、管理者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第二十五条 起案の内容が他の部署に関係のある場合は、当該起案をその関係する職員に合議しなければならない。
2 合議は、必要かつ最小限にとどめ、効率的な事務処理に努めなければならない。
(特別な回議等)
第二十六条 起案の内容が秘密を要するものであるときは、その旨をシステムに登録し、又は持ち回りで回議し、及び合議しなければならない。
2 起案の内容が急を要するもの又は重要なものであるときは、その旨をシステムに登録しなければならない。
(不在処理の方法)
第二十七条 起案の内容が急を要するものである場合において、システムにより回議を受ける者が不在のときは、当該回議を受ける者の上位の職にある者が承認し、又は決裁者が決裁することができるものとする。この場合においては、不在者は、登庁後直ちに後閲するものとする。
2 書面により回議を受ける決裁者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において、当該起案の内容が重要なものであるときは、後閲の手続をしなければならない。
3 前二項の規定は、合議を受ける者が不在の場合について準用する。
4 代決者が書面により回議された事務を代決するときは、「代」と記入し、署名その他の行為を行うものとする。この場合において、後閲を必要とするときは、「後閲」と記入し、決裁者の登庁後直ちに閲覧に供し、後閲を必要としないときは、決裁者に報告するものとする。
(供覧の手続)
第二十八条 供覧は、システムにより関係職員に回付するものとする。
(決裁等を要しない行政文書の取扱い)
第二十九条 決裁又は供覧の手続を要しない行政文書で保存期間が一年以上のものについては、事務担当者は、必要事項をシステムに登録しなければならない。
第六章 施行
(行政文書の浄書)
第三十条 決裁を終えた起案文書で施行を要する行政文書の浄書は、起案者の責任において行わなければならない。
(行政文書の施行)
第三十一条 公印の押印を受けて行政文書を施行しようとするときは、当該公印を管守する課等において、当該行政文書が決裁を終えていることの確認を受けなければならない。
2 保存期間が一年以上の行政文書を施行したときは、その施行方法についてシステムに登録しなければならない。
3 公印の押印を受けた行政文書について、汚損等のため同一の内容のものを再度施行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正した上で再度施行する必要があるときは、再施行申請書(様式第三号)により当該公印の管守者の承認を得て施行することができる。
(未処理文書の確認等)
第三十二条 総務課長は、システムに登録された行政文書のうち、処理状況が不明確なものを調査し、文書主管課の行政文書主任をしてその理由を明らかにし、速やかに処理させるよう努めなければならない。
(施行の方法)
第三十三条 行政文書の施行は、次に掲げる方法によるものとする。
一 郵送
二 手渡し
三 ファクシミリによる発信
四 電子メールによる発信
五 総合行政ネットワークによる発信
六 システム又は庁内LANグループウェアシステムによる発信
七 ホームページによる発信
八 名古屋港管理組合公報への登載
(公印)
第三十四条 郵送又は手渡しにより施行する行政文書には、公印を押さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、外国の地方公共団体の機関等に宛てて施行する行政文書については、発信者として記載された者が署名することにより公印の押印に代えることができる。この場合において、文書主管課長は、施行日、件名、施行者名及び宛先を記載したものを暦年で管理し、翌年の一月三十一日までに総務課長に報告しなければならない。
3 第一項の規定にかかわらず、行政文書のうち、庁内に発するもの又は軽易な一般文書については、公印を省略するものとする。
(電子署名)
第三十五条 総合行政ネットワークによる発信により施行する行政文書には、別に定めるところにより電子署名を付さなければならない。ただし、軽易な一般文書については、この限りでない。
(郵送)
第三十六条 郵送による行政文書の施行は、総務課において、原則として一日一回行う。ただし総務課長が適当でないと認めるものについては、別に定める方法によるものとする。
2 郵送による行政文書の施行(前項ただし書に規定するものを除く。)をしようとするときは、総務課長が別に定める時刻までに当該文書を総務課へ送付しなければならない。
3 前項の規定により総務課へ送付する行政文書は、文書主管課において宛先及び当該文書主管課名を記載した封筒に入れ、帯封をし、又は包装し、必要により親展等の表示をしておかなければならない。
4 行政文書の郵送方法の決定及び種別の認定は、総務課において行うものとする。
(手渡し)
第三十七条 手渡しによる行政文書の施行は、原則として文書主管課において行う。
(ファクシミリ等による発信)
第三十八条 ファクシミリ、電子メール、システム又は庁内LANグループウェアシステムによる行政文書の施行は、文書主管課において行う。
(総合行政ネットワークによる発信)
第三十九条 総合行政ネットワークの発信による行政文書の施行は、別に定めるところにより文書主管課において行う。
(ホームページによる発信)
第四十条 ホームページによる行政文書の施行は、別に定めるところにより行う。
(名古屋港管理組合公報への登載)
第四十一条 名古屋港管理組合公報への登載による行政文書の施行は、公報発行規程(昭和三十八年訓令第五号)の定めるところにより、総務課において行う。
第七章 整理、保管、保存及び廃棄
(行政文書の整理)
第四十二条 行政文書は、その他の文書等及び電磁的記録と明確に区分して整理し、必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。
(未完結文書の整理)
第四十三条 未完結文書のうち電磁的記録は、システムにより整理しなければならない。ただし、当該電磁的記録が保存期間一年未満のものであるときは、文書主管課長が指定する記録媒体に記録し、文書主管課長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
2 未完結文書のうち文書等は、適当な用具に収納し、文書主管課長が指定する場所において適正に整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理、保管及び保存)
第四十四条 完結文書のうち電磁的記録は、システムにより事案の処理が完結した日の属する年度の末日(収入及び支出の証拠書にあっては、当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の五月三十一日)まで適正に整理し、及び保管しなければならない。ただし、当該電磁的記録が保存期間一年未満のものであるときは、当該保存期間が満了する日まで文書主管課長が指定する記録媒体に記録し、整理し、及び保管するものとする。
3 完結文書のうち文書等は、適当な用具に収納し、事案の処理が完結した日の属する年度の末日(収入及び支出の証拠書にあっては当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の五月三十一日、保存期間一年未満のものにあっては当該保存期間が満了する日)まで文書主管課長が指定する場所において保管しなければならない。
5 前各項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により完結文書を整理し、保管し、及び保存することができる。
(行政文書の整理等の点検)
第四十五条 行政文書主任は、行政文書が指定する場所に、別記三の行政文書分類表に基づき適正に整理され、保管され、又は保存されているかを定期的に点検しなければならない。
(行政文書の保存期間等)
第四十六条 行政文書の保存期間は、次に掲げる六種類とし、その保存区分基準は、別記四のとおりとする。
永年保存
十年保存
五年保存
三年保存
一年保存
一年未満保存
2 行政文書の保存期間は、当該行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、収入及び支出の証拠書については当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の六月一日から、保存期間が一年未満の行政文書については作成又は取得の日から起算する。
3 文書主管課長は、永年保存の行政文書については別に定めるところにより保存期間の見直しを行い、必要に応じて保存期間を変更するものとする。
4 前項の規定により保存期間の変更を行った場合において、既に保存期間が満了したこととなる行政文書については、当該変更を行ったときに保存期間が満了したものとみなす。
一 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終了するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決の日の翌日から起算して一年間
四 開示請求があったもの 情報公開条例第十一条各項の決定又は個人情報の保護に関する法律第八十二条各項の決定の日の翌日から起算して一年間
(常用台帳の指定等)
第四十七条 文書主管課長は、行政文書ファイルのうち、当該文書主管課において常時使用する台帳、帳簿等で加除、修正、追記等により適正な状態で維持管理するもの(次項において「常用台帳」という。)を指定するものとする。
(行政文書ファイル管理簿)
第四十八条 行政文書ファイル管理簿(様式第四号)は、システムをもって調製し、必要に応じ用紙に出力するものとする。
2 文書主管課長は、前項の規定によりシステムをもって調製された行政文書ファイル管理簿を総務課長が別に定める日までに総務課長に提出しなければならない。
3 前二項に定めるもののほか、行政文書ファイル管理簿の調製について必要な事項は、別に定めるものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第四十九条 文書主管課長は、第四十四条第四項の規定により保存した完結文書のうち、保存期間が永年及び十年に属するもので、総務課長に引き継ぐことが適当であると認めるものについては、システムで登録し、総務課長が別に定める日までに総務課長へ引き継がなければならない。
(引継文書の管理)
第五十条 総務課長は、前条の規定により引き継がれた完結文書(以下「引継文書」という。)を、当該引継文書の保存期間が満了する日までの間、書庫において保存しなければならない。
2 総務課長は、二年に一回以上引継文書について虫害等の予防をしなければならない。
3 引継文書の保存期間の見直し、簿冊保存の方法、廃棄又は保存延長の決定等引継文書の保存に関する決定(総務課長に係るものを除く。)並びに当該決定に基づく管理及び処分は、文書主管課長が行うものとする。
(引継文書の借覧)
第五十一条 職員は、引継文書を借覧しようとするときは、引継文書借覧簿(様式第五号)に必要事項を記入しなければならない。
2 職員は、借覧中の引継文書を紛失し、又は汚損したときは、総務課長にてん末書を提出しなければならない。
(引継文書の廃棄等)
第五十二条 文書主管課長は、引継文書について保存期間が満了したときは、総務課長と協議の上、システムに廃棄の登録をして、廃棄を決定するものとする。この場合において、文書主管課長は、システムにおいて調製した廃棄結果表(様式第六号)を総務課長が別に定める日までに総務課長に提出するものとする。
2 文書主管課長は、保存期間が満了した引継文書について、総務課長と協議の上、職務の遂行上必要があると認めるときは、原則一年を単位として当該保存期間を延長するものとする。
3 文書主管課長は、保存期間が満了する前の引継文書について、総務課長と協議の上、廃棄しなければならない特別の理由があると認めるときは、システムに廃棄の登録をするものとする。この場合において、文書主管課長は、システムにおいて調製した廃棄結果表を総務課長が別に定める日までに総務課長に提出するものとする。
2 文書主管課長は、その保存する原課保存文書で保存期間が満了する前のものについて、総務課長と協議の上、廃棄しなければならない特別の理由があると認めるときは、システムに廃棄の登録をして廃棄を決定するものとする。この場合において、文書主管課長は、システムにおいて調製した廃棄結果表を総務課長が別に定める日までに総務課長に提出するものとする。
3 文書主管課長は、前二項の規定により選別された完結文書を総務課に移管するものとする。
(廃棄文書の取扱い)
第五十五条 文書主管課長は、廃棄を決定した行政文書(前条第三項の規定により総務課に移管するものを除く。)については、保存する場所から速やかに撤去し、他に利用されるおそれのないように確実に廃棄しなければならない。
第八章 雑則
(委任)
第五十六条 この規程の実施に関し必要な事項は、総務部長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に事案の処理が完結した行政文書並びに令和三年度の収入及び支出の証拠書の整理、保管、保存及び廃棄については、なお従前の例による。
3 この訓令の施行前に別に定めるところにより起案等した行政文書については、この訓令による改正前の名古屋港管理組合行政文書管理規程の規定により起案等したものとみなし、前項の規定を適用する。
附則(令和五年訓令第一号)
この訓令は、令和五年四月一日から施行する。
別記一 行政文書の作成要領
第一 文書の書き方
一 記述形式
行政文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(一) 条例、規則及び訓令(様式を除く。)
(二) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(三) 他の官公署が特に様式を縦書きと定めているもの
(四) 総務部長が特に縦書きを必要と認めたもの
二 文体及び文章
(一) 文体は、原則として口語体の「である」体を用いる。ただし、照会文、回答文、報告文、伺い文等は、なるべく「ます」体を用いる。
(二) 文章は、口語体を基調とした易しい用語で統一し、簡潔かつ論理的なものとし、要領よくまとめる。
三 用字用語
(一) 漢字、仮名遣い及び送り仮名
ア 漢字
(ア) 漢字の使用は、常用漢字表(平成二十二年内閣告示第二号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)によるものとし、その字体は、通用字体を用いるものとする。ただし、地名、人名等の固有名詞、専門用語又は特殊用語を書き表す場合など、特別の漢字使用等を必要とする場合は、この限りでない。
(イ) 常用漢字表の本表に掲げる音訓によって語を書き表すに当たっては、公用文における漢字使用等について(平成二十二年内閣訓令第一号)別紙一(二)によるものとする。
イ 仮名遣い
仮名遣いは、現代仮名遺い(昭和六十一年内閣告示第一号)によるものとする。
ウ 送り仮名
送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和四十八年内閣告示第二号)によるものとする。
エ その他
条例、規則並びに規程形式の訓令及び訓における漢字使用及び送り仮名については、法令における漢字使用等について(平成二十二年十一月三十日内閣法制局長官決定)によるものとする。
(二) 仮名文字
片仮名は、外国の地名、人名及び外来語などに用いる。ただし、外来語でも「たばこ」、「かるた」などのように、外来語の意識の薄くなっているものは、平仮名書きでもよい。
(三) 数字
数字は、原則として、左横書き文書においてはアラビア数字を、縦書き文書においては漢数字を用いる。
ア 数字の桁の区切り方は、三位区切りとし、区切りには、左横書き文書においては「，」(コンマ)を、縦書き文書においては「、」(点)を用いる。ただし、年号、文書番号等には、区切りを付けない。
イ 左横書き文書においては、漢数字は、次のような場合に用いる。
(ア) 固有名詞
(例)
三河 九州 二重橋 第一土木事務所
(イ) 概数を示す語
(例)
二・三人 四・五日 数十日
(ウ) 数量的な感じの薄い語
(例)
一般 一部分 四分五裂
(エ) 慣習的な語
(例)
一休み 二言目 三月(みつき)
(オ) 万以上の数の単位として用いる語
(例)
100万 1,000億
ウ 少数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。ただし、縦書き文書においては、「ピリオド」に代えて「なか点」を用い、帯分数は用いない。
少数 0.123
分数
2分の1(1／2とは書かない。)
帯分数
エ 日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。ただし、縦書き文書においては、「ピリオド」に代えて「なか点」を用いる。
普通の場合 日付 令和12年3月4日
時刻 午後5時30分
17時30分(24時間制の場合)
時間 3時間20分
省略する場合 日付 令和12．3．4
時刻 午後5：30
17：30(24時間制の場合)
(四) 記号
ア 句読点は、「。」(まる)及び「、」(点)を用いる。
イ 「．」(ピリオド)は、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。ただし、縦書き文書には、用いない。
(例)
0.123 令和12．3．4 N．H．K
ウ 「・」(なか点)は、事物の名称を列記する場合であって「、」を用いることが適当でないとき、又は概数、外国の地名、人名若しくは外来語の区切りに用いる。
(例)
小・中学校、高等学校、大学 モーター・ボート
エ 「～」(なみがた)は、「…から…まで」を示す場合に用いる。
(例)
名古屋～東京 第1号～第10号
オ 「「 」」(かぎ)は、言葉を定義する場合又は他の語句若しくは文章を引用する場合に、その言葉又は引用する語句などを明示するために用いる。
(例)
この法律で「港湾管理者」とは、……をいう。
カ 「( )」(括弧)は、語句若しくは文章の後に注記を加える場合又は見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合に用いる。
(例)
名古屋港管理組合(以下「組合」という。)は…
キ 「→」(矢印)は、上下又は左右の語句が変化することを示す場合などに用いる。ただし、文章中には用いない。
(例)
捺印→押印 車輌→車両
ク 「―」(ダッシュ)は、一般的に語句を説明する場合及び番地などを省略する場合に用いる。
(例)
青信号―進め 名古屋市港区港町1―11
ケ 「…」(点線)は、語句を代用する場合などに用いる。
(例)
…することができる。
コ 「：」(コロン)は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合、時刻を省略して表す場合などに用いる。ただし、縦書き文書においては、用いない。
(例)
10：30 電話：661―4111
(五) 繰り返し符号
ア 「々」は、同じ漢字が続くとき用いるが「民主主義」、「名古屋港港湾隣接地域」などのように続く漢字が異なった意味に用いられる場合には、用いない。
イ 「〃」は、表、台帳、帳簿などの場合、「同」の代わりとして用いる。
(例)
部課名 | 職名 |
総務部総務課 | 主事 |
〃 | 〃 |
(六) 見出し符号
ア 項目を細別する場合には、次の例による。ただし、「第1」又は「第一」は、必要に応じ省略し、「1」又は「一」から始めてもよい。
(横書きの場合)
(縦書きの場合)
イ 見出し符号は、句読点を打たず、一字空白として次の字を書き出す。
ウ 条文形式を用いる文書の場合には、別記二に定める例による。
第二 起案用紙
一 起案用紙の様式は、次のとおりとする。
二 用紙の大きさは、日本産業規格によるA四判とする。
三 決裁欄の区分は、必要に応じ適宜設けること。
第三 用紙の用い方
一 用紙は、原則として日本産業規格によるA四判を縦長に用いる。
二 縦書き文書を内容とする起案の用紙の用い方は、次のとおりとする。
(一) 伺い文その他縦書き文書の内容となる部分以外は、左横書き用紙をそのまま縦長に用い、左横書きとする。
(二) 縦書き文書の内容となる部分は、左横書き用紙を横長に用い、縦書きとする。
三 文書を作成する場合の用紙の用い方は、次のとおりとする。
(一) 文字の大きさは、十～十二ポイントとすること。
(二) 一頁の行数は、三十行を目安とすること。
(三) 一行の字数は、三十五字から四十五字程度とすること。
(四) 文字間隔や行間幅にも気を配り、見やすい文書にすること。
第四 文書のとじ方
一 文書は、原則として左とじとする。
二 左横書き文書と左に余白がある一枚の縦書き文書をとじる場合は、そのまま文書の左をとじる。
三 左横書き文書と左に余白のない縦書き文書又は二枚以上の縦書き文書をとじる場合は、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。
別記二 行政文書の書式
一 条例
(一) 制定の場合
(例一)
備考 「○」は、一字空けることを示す。以下同じ。
(例二)
(二) 全部改正の場合
(三) 一部改正の場合
(例一)
(例二)
(四) 廃止の場合
二 規則
条例の例による。
三 訓令
(一) 制定の場合
(二) 全部改正の場合
(三) 一部改正の場合
(四) 廃止の場合
四 訓
訓令の例による。
五 告示
(一) 制定の場合
(二) 全部改正の場合
(三) 一部改正の場合
(四) 廃止の場合
(五) 既成事実の公表の場合
六 公告
七 一般文書
(一) 指令、達といった行政処分に係る行政文書
ア 指令
備考
1 発信者名の表示は、職名のみで氏名を省略することができる。
2 発信者名は、公印を押した後1字分空くように適当に配置すること。
3 題名は、中央揃えとすること。ただし、1行でない場合は、左右に3字分空け、最後の行は、3字分空けて左詰めにすること。
イ 達
備考
1 発信者名の表示は、職名のみで氏名を省略することができる。
2 発信者名は、公印を押した後1字分空くように適当に配置すること。
3 題名は、中央揃えとすること。ただし、1行でない場合は、左右に3字分空け、最後の行は、3字分空けて左詰めにすること。
(二) 通知その他本組合以外のものに対する文書
備考
1 発信者名の表示は、職名のみで氏名を省略することができる。
2 発信者名は、公印を押した場合、1字分空くように適当に配置すること。
3 題名は、中央揃えとすること。ただし、1行でない場合は、左右に3字分空け、最後の行は、3字分空けて左詰めにすること。
(三) 本組合相互間の文書
備考
1 番号は、通達及び依命通達にのみ付すること。
2 発信者の表示は、依命通達の場合は副管理者とし、通達の場合は管理者、副管理者、部長、室長、総務部危機管理監又は担当部長とする。
3 題名は、中央揃えとすること。ただし、1行でない場合は、左右に3字分空け、最後の行は、3字分空けて左詰めにすること。
八 議会提出案
(一) 条例案を提出する場合
ア 制定の場合
イ 全部改正の場合
ウ 一部改正の場合
エ 廃止の場合
(二) 予算を提出する場合
地方自治法施行規則(昭和二十二年内務省令第二十九号)第十四条の規定又は地方公営企業法施行規則(昭和二十七年総理府令第七十三号)第十章の規定の定めるところによる。
(三) 一般議案を提出する場合
(四) 承認を求める場合
(五) 報告する場合
(六) 同意を求める場合
別記三 行政文書分類表
| 第一分類 | 第二分類 | 第三分類 |
共通文書 | 総務部長が別に定める。 | ||
固有文書 | 原則として文書主管課の名称とし、文書主管課長が総務課長と協議して定める。 | 原則として係の分掌事務又は個別事業の名称とし、文書主管課長が総務課長と協議して定める。 | 原則として係の分掌事務又は個別事業の細分類とし、文書主管課長が総務課長と協議して定める。 |
別記四 行政文書の保存区分基準
保存期間 | 保存区分基準 |
永年 | 一 規約、条例、規則、訓令、訓、通達、依命通達等の法規又は命令に関する特に重要なもの 二 公有財産の取得、管理及び処分に関する特に重要なもの 三 港湾区域及び各種行政区域の指定、変更及び廃止に関する特に重要なもの 四 予算、決算及び収支に関する特に重要なもの 五 港湾整備の基本計画及び実施に関する特に重要なもの 六 名古屋港管理組合議会及び審議会に関する特に重要なもの 七 統計、調査、測量、観測資料等で特に重要なもの 八 各種台帳又はこれに類するもので特に重要なもの 九 名古屋港管理組合公報(総務課で保存しているもの) 十 許可、認可及び契約に関する特に重要なもの(第二号に掲げるものを除く。) 十一 職員の任命、服務及び賞罰に関する特に重要なもの 十二 争訟に関する重要なもの 十三 表彰に関する重要なもの 十四 出資法人に関する特に重要なもの 十五 その他永年保存を必要とするもの |
十年 | 一 許可、認可、申請、協議及び契約に関する重要なもの 二 各種協会、協議会等の連絡会議に関する重要なもの 三 その他十年保存を必要とするもの |
五年 | 一 許可、認可、申請、協議及び契約に関する比較的重要なもの 二 金銭出納に関するもの 三 照会、回答等の往復文書で重要なもの 四 その他五年保存を必要とするもの |
三年 | 一 報告、届出及び調査資料に関するもの 二 催事、渉外及び広報活動に関するもの 三 その他三年保存を必要とするもの |
一年 | 永年、十年、五年及び三年保存以外の行政文書(資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。) |
一年未満 | 資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの |
